Notice Writing: Format, Rules & Sample Notices for Exams

You have surely seen a notice pinned to your school board, an announcement about an exam, a sports day, or a holiday. Writing one looks official and a little frightening, but here is the truth that will put you at ease: a notice is one of the easiest pieces of writing to master, because it follows a fixed skeleton that never changes.

Learn the five parts, keep it short and formal, and you can write a clear notice on any topic in just a few minutes. This skill matters not only in your exam but also later, in college, in the office, and in any organisation you ever join. In this lesson: Notice Writing Format, I will teach you the format, the rules, and full sample notices.

তুমি নিশ্চয়ই তোমার স্কুলের notice board-এ বিভিন্ন notice দেখেছ, যেমন পরীক্ষা, sports day বা ছুটির ঘোষণা। দেখতে এগুলো বেশ official মনে হয়, তাই প্রথমে notice writing একটু কঠিন লাগতে পারে। কিন্তু আসল বিষয়টি খুবই সহজ: notice এমন একটি writing task, যার structure নির্দিষ্ট এবং প্রায় সব সময় একই থাকে।

এর পাঁচটি মূল অংশ ভালোভাবে শিখে নাও, ভাষা সংক্ষিপ্ত ও formal রাখো, তাহলে যেকোনো topic-এর ওপর কয়েক মিনিটের মধ্যেই একটি পরিষ্কার ও সঠিক notice লিখতে পারবে। এই দক্ষতা শুধু পরীক্ষার জন্যই নয়, ভবিষ্যতে কলেজ, অফিস বা যেকোনো organisation-এও কাজে লাগবে।

এই Notice Writing Format পাঠে আমি তোমাকে notice-এর সঠিক format, গুরুত্বপূর্ণ rules এবং সম্পূর্ণ sample notice দেখাব।

What is a Notice?

A notice is a short, formal, written announcement that informs a group of people about an event, a rule, or an important piece of news. It is put up on a notice board or circulated in an organisation. Its tone is formal and impersonal, it is brief (about fifty words in the body), and it gives only the essential facts.

Notice হলো একটি সংক্ষিপ্ত, formal এবং লিখিত ঘোষণা, যার মাধ্যমে কোনো group-এর মানুষকে একটি event, rule বা গুরুত্বপূর্ণ খবর সম্পর্কে জানানো হয়। এটি সাধারণত notice board-এ টাঙানো হয় বা কোনো organisation-এর মধ্যে প্রচার করা হয়। এর tone formal ও impersonal হয়, body সাধারণত প্রায় ৫০ শব্দের মধ্যে রাখা হয় এবং সেখানে শুধু প্রয়োজনীয় তথ্যই দেওয়া হয়।

When You Will Write a Notice

You will meet notice writing in HSC, degree, and job or BCS exams, and in real office life too. A notice is always issued by someone in authority, a headmaster, a principal, a secretary, or a manager, on behalf of an institution. So when you write one, you write as that official, not as yourself.

Notice Writing-এর প্রশ্ন HSC, degree, চাকরি বা BCS পরীক্ষায় আসতে পারে। বাস্তব অফিস জীবনেও এই দক্ষতা কাজে লাগে। একটি notice সব সময় কোনো দায়িত্বশীল ব্যক্তি, যেমন headmaster, principal, secretary বা manager, কোনো institution-এর পক্ষ থেকে প্রকাশ করেন। তাই notice লেখার সময় তুমি নিজের পরিচয়ে লিখবে না। বরং প্রশ্নে যে official বা দায়িত্বশীল ব্যক্তির ভূমিকা দেওয়া হয়েছে, তার পক্ষ থেকে notice লিখবে।

The Five Parts of a Notice

Every notice is built from these five parts, in this order. Learn them, and you will never miss a mark for wrong format.

প্রতিটি notice এই পাঁচটি অংশ নিয়ে গঠিত এবং এগুলো নির্দিষ্ট ক্রমে লিখতে হয়। এই পাঁচটি অংশ ভালোভাবে শিখে নিলে ভুল format-এর কারণে নম্বর হারানোর ঝুঁকি থাকবে না।

Rule 1: The Name of the Organization

Begin at the very top with the name of the institution issuing the notice, such as the school, college, or office, usually in capital letters and centred. This is like the letterhead; it tells the reader at once who is speaking.

Notice-এর একেবারে ওপরে যে institution noticeটি প্রকাশ করছে, তার নাম লিখবে, যেমন school, college বা office-এর নাম। সাধারণত এটি capital letter-এ এবং page-এর মাঝখানে লেখা হয়। এটি letterhead-এর মতো কাজ করে এবং পাঠককে শুরুতেই জানিয়ে দেয় noticeটি কোন institution-এর পক্ষ থেকে প্রকাশ করা হয়েছে।

Example:

• GREEN VALLEY HIGH SCHOOL, DHAKA

Rule 2: The Word NOTICE and the Date

Below the name, write the word ‘NOTICE’ in capital letters, centred, and often bold or underlined. Then, on the next line, write the date on which the notice is issued. The word ‘NOTICE’ tells the reader what kind of document this is, and the date fixes it in time.

Institution-এর নামের নিচে ‘NOTICE’ শব্দটি capital letter-এ এবং page-এর মাঝখানে লিখবে। এটি প্রায়ই bold বা underline করা হয়। এরপর পরের line-এ notice প্রকাশের date লিখবে। ‘NOTICE’ শব্দটি পাঠককে জানায় এটি কী ধরনের document, আর date থেকে বোঝা যায় noticeটি কবে প্রকাশ করা হয়েছে।

Example:

• NOTICE
• Date: 5 March 2026

Rule 3: The Subject or Title Line

Next comes a short subject line that states the purpose of the notice in a few words. Begin it with ‘Subject:’. This one line lets a busy reader know instantly what the notice is about, before reading the body.

এরপর একটি ছোট subject line লিখবে, যেখানে কয়েকটি শব্দে notice-এর উদ্দেশ্য জানানো হবে। এটি ‘Subject:’ দিয়ে শুরু করবে। এই একটি line-ই ব্যস্ত পাঠককে body পড়ার আগেই দ্রুত বুঝতে সাহায্য করে noticeটি কী বিষয়ে।

Example:

• Subject: Educational Study Tour

Rule 4: The Body (the Essential Facts)

The body is the heart of the notice, and it must answer the key questions: what is happening, when, where, and who it is for. Keep it to about fifty words, in a formal, impersonal tone. A common way to begin is “Notice is hereby given that …” or “All students are informed that …”. Give only the essential facts, no extra words.

Body হলো notice-এর মূল অংশ। এখানে কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ প্রশ্নের উত্তর থাকতে হবে: কী ঘটবে, কখন ঘটবে, কোথায় ঘটবে এবং noticeটি কাদের জন্য। Body সাধারণত প্রায় ৫০ শব্দের মধ্যে রাখবে এবং ভাষা formal ও impersonal হবে। এটি শুরু করার একটি প্রচলিত উপায় হলো “Notice is hereby given that …” অথবা “All students are informed that …”। শুধু প্রয়োজনীয় তথ্য দেবে, অপ্রয়োজনীয় কথা যোগ করবে না।

Example:

• Notice is hereby given that our school is arranging a study tour to Cox’s Bazar on 20 March 2026. Interested students of Classes IX and X are requested to give their names to the class teacher by 12 March 2026.

Rule 5: The Signature

Finish with the signature block at the bottom: the signature, then the full name, and then the designation of the person issuing the notice. This shows the notice comes from a proper authority and makes it official.

Notice-এর একেবারে নিচে signature block থাকবে। প্রথমে signature, তারপর full name এবং সবশেষে notice প্রকাশকারী ব্যক্তির designation লিখবে। এই অংশটি দেখায় যে noticeটি কোনো দায়িত্বশীল authority-এর পক্ষ থেকে প্রকাশ করা হয়েছে এবং এটিকে official রূপ দেয়।

Example:

• (Signature)
• Md. Karim Uddin
• Headmaster

The Golden Rules of a Good Notice Writing

Keep this quick chart of do’s and don’ts in your head as you write.

Notice লেখার সময় এই সংক্ষিপ্ত do’s and don’ts মনে রাখো। এগুলো অনুসরণ করলে format ঠিক রাখা এবং সাধারণ ভুল এড়ানো অনেক সহজ হবে।

Always do this (করবে)	Never do this (করবে না)
Keep the body short, about 50 words (ছোট রাখো)	Write long paragraphs (লম্বা অনুচ্ছেদ নয়)
Use a formal, impersonal tone (আনুষ্ঠানিক সুর)	Use ‘I’, ‘you’, or slang (‘I/you’ বা slang নয়)
Give what, when, where, who (মূল তথ্য দাও)	Leave out key details (তথ্য বাদ দিয়ো না)
Draw it inside a box (বক্সের ভেতরে)	Forget the box (বক্স ভুলো না)
Sign with name and designation (নাম ও পদবি দাও)	Forget the signature (signature ভুলো না)

Useful Phrases for Notices

Keep these ready-made phrases to write a notice quickly and formally.

দ্রুত ও আনুষ্ঠানিকভাবে একটা notice লিখতে এই তৈরি phrase গুলো মনে রাখো।

Use	Phrases	Bengali
To open the body	Notice is hereby given that …, This is to inform all … that …	এতদ্বারা জানানো যাচ্ছে যে
To request	All are requested to …, Students are advised to …	সকলকে অনুরোধ করা হচ্ছে
To invite	All are cordially invited to attend …	সাদরে আমন্ত্রণ জানানো হচ্ছে
To set a deadline	… by [date]	[তারিখ] এর মধ্যে

A Complete Sample Notice

Here is a full notice on a common topic. In your answer script, draw a box around the whole thing.

এখানে একটি পরিচিত topic-এর ওপর একটি সম্পূর্ণ sample notice দেওয়া হলো। তোমার answer script-এ পুরো notice-টির চারপাশে একটি box এঁকে দেবে।

GREEN VALLEY HIGH SCHOOL, DHAKA

NOTICE

Date: 5 March 2026

Subject: Educational Study Tour

Notice is hereby given that our school is arranging an
educational study tour to Cox's Bazar on 20 March 2026.
All students of Classes IX and X who wish to join are
requested to give their names to their class teacher and
pay the tour fee of Tk. 1,500 by 12 March 2026. The bus
will leave the school gate at 7:00 a.m. sharp.

                                        (Signature)
                                        Md. Karim Uddin
                                        Headmaster

Two More Sample Notices

Here are two more, so you can see the same format on different topics.

আরও দুটো দেওয়া হলো, যাতে তুমি বিভিন্ন বিষয়ে একই format দেখতে পারো।

Annual Sports Day

SUNRISE COLLEGE, RAJSHAHI

NOTICE

Date: 10 January 2026

Subject: Annual Sports Day

Notice is hereby given that the Annual Sports Day of our
college will be held on 25 January 2026 at 9:00 a.m. on
the college playground. All students are requested to
take part in the events and register their names with the
sports secretary by 20 January 2026. Guardians are
cordially invited to attend the programme.

                                        (Signature)
                                        Prof. Salma Akhtar
                                        Principal

Lost and Found

CITY MODEL SCHOOL, KHULNA

NOTICE

Date: 2 February 2026

Subject: Lost and Found

Notice is hereby given that a black wristwatch was found
near the school library on 1 February 2026. The owner is
requested to collect it from the undersigned during the
tiffin break after proper identification.

                                        (Signature)
                                        Nusrat Jahan
                                        Assistant Teacher

Common Mistakes to Avoid

• Do not write a notice in a personal, chatty tone. A notice is formal and impersonal, so never use ‘I’, ‘my’, or ‘you’, and never use slang. Write in the third person, as an official speaking for the institution.
• Do not make the notice long. The body should be about fifty words. A notice that runs into long paragraphs loses marks, because being short and clear is the whole point of a notice.
• Do not forget the essential facts. A notice must clearly answer what, when, and where. If a reader cannot tell the date, time, or place of the event from your notice, it has failed its job.
• Do not miss the format parts. Always include the organisation’s name, the word NOTICE, the date, the subject, the body, and the signature, and draw a box around the whole notice. Missing any of these costs easy marks.

যেসব সাধারণ ভুল এড়িয়ে চলবে

• Notice কখনো personal বা chatty tone-এ লিখবে না। Notice সব সময় formal ও impersonal হয়, তাই ‘I’, ‘my’ বা ‘you’ ব্যবহার করবে না এবং slang এড়িয়ে চলবে। Institution-এর পক্ষ থেকে একজন official হিসেবে third person-এ লিখবে।
• Notice অযথা বড় করবে না। Body সাধারণত প্রায় ৫০ শব্দের মধ্যে রাখা উচিত। Notice যদি দীর্ঘ paragraph-এ পরিণত হয়, তাহলে নম্বর কমতে পারে, কারণ notice-এর মূল বৈশিষ্ট্যই হলো সংক্ষিপ্ত ও পরিষ্কার হওয়া।
• প্রয়োজনীয় তথ্য বাদ দেবে না। একটি notice-এ অবশ্যই what, when এবং where স্পষ্ট থাকতে হবে। পাঠক যদি notice দেখে event-এর date, time বা place বুঝতে না পারে, তাহলে notice তার উদ্দেশ্য পূরণ করতে পারবে না।
• Format-এর কোনো অংশ বাদ দেবে না। সব সময় organisation-এর name, ‘NOTICE’, date, subject, body এবং signature রাখবে। এছাড়া পুরো notice-এর চারপাশে box আঁকবে। এসবের কোনো একটি বাদ পড়লে সহজ নম্বর হারাতে পারো।

Practice Exercise

Write a notice for each task below, following the five-part format and keeping the body to about fifty words. A model answer is given for the first one.

নিচের প্রতিটা কাজের জন্য পাঁচ-অংশের format অনুসরণ করে আর body প্রায় পঞ্চাশ শব্দে রেখে একটা notice লেখো। প্রথমটার জন্য একটা model উত্তর দেওয়া আছে।

1. As the Headmaster of your school, write a notice about a cleanliness drive on the school premises.
2. As the Secretary of your college debating club, write a notice about an inter-class debate competition.
3. As the Principal of your college, write a notice announcing the closure of the college for the summer vacation.
4. As the class captain, write a notice inviting your classmates to a class picnic.

Model Answer for Task 1

STAR ACADEMY, SYLHET

NOTICE

Date: 8 April 2026

Subject: Cleanliness Drive

Notice is hereby given that a cleanliness drive will be
held on the school premises on 15 April 2026 from 9:00
a.m. to 12:00 noon. All students are requested to join
the programme and bring simple cleaning materials. Let us
all work together to keep our school neat and clean.

                                        (Signature)
                                        Abdul Hamid
                                        Headmaster

A Tip for the Exam

The secret to notice writing is that the format carries most of the marks, so never lose them to a wrong layout. Always place the five parts in order, organisation’s name, NOTICE, date, subject, body, and signature, and draw a neat box around the whole thing.

Keep the body to about fifty words in a formal tone, and make sure the what, when, and where are crystal clear. Do not chase fancy language; a short, correct, well-formatted notice earns full marks. Practise a few common topics, study tour, sports day, exam schedule, lost and found, and you will be ready for any notice they ask.

Notice Writing-এর মূল কৌশল হলো, সঠিক format-ই নম্বর পাওয়ার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলোর একটি। তাই ভুল layout-এর কারণে সহজ নম্বর হারাবে না। সব সময় অংশগুলো নির্দিষ্ট ক্রমে লিখবে: organisation-এর name, NOTICE, date, subject, body এবং signature। এরপর পুরো notice-এর চারপাশে একটি পরিষ্কার box আঁকবে।

Body প্রায় ৫০ শব্দের মধ্যে রাখবে এবং language হবে formal। Notice-এ what, when এবং where যেন একেবারে পরিষ্কারভাবে বোঝা যায়, সেটি নিশ্চিত করবে। অযথা কঠিন বা fancy language ব্যবহারের চেষ্টা কোরো না। একটি সংক্ষিপ্ত, সঠিক এবং সুন্দরভাবে formatted notice-ই পূর্ণ নম্বর পাওয়ার জন্য যথেষ্ট।

Study tour, sports day, exam schedule এবং lost and found-এর মতো কয়েকটি পরিচিত topic নিয়মিত অনুশীলন করো। তাহলে পরীক্ষায় যেকোনো notice writing প্রশ্নের জন্য তুমি ভালোভাবে প্রস্তুত থাকবে।

---

Related Lessons

Keep improving your writing with these lessons:

• Application Writing: Shortcut Method for Board Exams
• Letter Writing: Shortcut Method for Board Exams
• Job Application & Cover Letter: Sample & Format
• Professional CV / Resume Format for Job Applications
• Paragraph Writing: Shortcut Method for Board Exams
• Essay Writing in English: Structure, Rules & Sample Essay
• Summary Writing: How to Write a Summary of a Passage (SSC & HSC)
• Email Writing: Format, Rules, and Samples (Formal & Informal)

---

Frequently Asked Questions