The Format and Rules of Email Writing with Samples

Want to learn the format and rules of email writing both in formal and informal situations? Using proper salutations, closings, and expressions, you can write an email either for general communication, professional purposes or academic exams. This is what we are going to discuss here with examples and samples.

Email is the system for using computers to send messages over the Internet within a few seconds. Now-a-days, email writing has become most popular in the world of media communication. So, the language learners must know the format of email writing and the appropriate expressions for writing a professional email.

ই-মেইল হচ্ছে কম্পিউটার নির্ভর একটি যোগাযোগের মাধ্যম যার মাধ্যমে অনেক দ্রুত গতিতে কারও কাছে যেকোনো সংবাদ পাঠানো যায় ইন্টারনেট যোগে। এখানকার দিনে Email Writing একটি জনপ্রিয় মাধ্যম হয়ে উঠেছে যোগাযোগ দুনিয়াতে। সুতুরাং, ভাষা শিক্ষার্থীদের অবশ্যয় ই-মেইল লেখার রূপ এবং নিয়ম-কানুন জানতে হবে। এই অধ্যায়ে আমি তোমাদের বলতে চাই ই-মেইল এর উপর সকল খুঁটিনাটি বিষয়।

The students who are going to attend various academic exams such as JSC, SSC, HSC Board exams must know the format of email writing for their exam purposes. Besides, each person in this modern world should know the format of writing an email in order to communicate with others and keep pace with the modern technology.

Not only for academic purposes but also for organizational tasks, email writing has become essential. It is the fastest and cheapest way of worldwide communication through internet connection.

যেইসকল ছাত্র-ছাত্রীরা বিভিন্ন প্রাতিষ্ঠানিক পরীক্ষা যেমন জে.এস.সি, এস.এস.সি, এবং এইচ.এস.সি পরীক্ষায় অংশগ্রহন করতে যাচ্ছে তাদেরকে অবশ্যয় ই-মেইল লেখার নিয়ম জানতে হবে তাদের পরীক্ষায় উত্তর করার লক্ষ্যে।

পাশাপাশি, এই আধুনিক যুগে প্রতিটি মানুষকে ই-মেইল লেখার নিয়ম জানতে হবে অন্যদের সাথে যোগাযোগ করার জন্য এবং আধুনিক প্রযুক্তির সাথে যুক্ত থাকার জন্য। শুধুমাত্র শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনে নয়, বিভিন্ন ব্যবসায়ী প্রতিষ্ঠানের যোগাযোগের ক্ষেত্রে এই ই-মেইল জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে। কারন ই-মেইল এর মাধ্যমে অনেক কম সময়ে এবং কম খরচে যেকোনো সংবাদ পাঠানো যায়।

So, now let’s start our discussion. I will focus both on formal and informal rules of email writing.

তাহলে, আমি এখন আমার আলোচনা শুরু করতে চাই। এই অধ্যায়ে ই-মেইল এর রূপ এবং তা লেখার ক্ষেত্রে বিভিন্ন নিয়ম এবং ধরণগুলো আলোচনা করব।

Format of Email Writing

Firstly, notice the format of an email:

প্রথমত, ই-মেইল এর রূপ কেমন হয় তা লক্ষ্য করোঃ

I have given an image of an email account here for your better understanding of the format of email.

আমি তোমাদের আরও ভালো করে ই-মেইল এর রূপের সাথে পরিচিত হওয়ার জন্য একটি ছবি দিয়ে দিলাম যা একটি ই-মেইল অ্যাকাউন্ট হতে হুবুহু তোলা হয়েছে।

Now, I will discuss over the types of email and the expression which should be used in email writing. Email is classified into 2 categories based on the relation between the sender and the receiver of the email.

So, there are 2 types of email such as:

Formal Email Writing
Informal Email Writing

এখন আমি ই-মেইল এর ধরন এবং যে ভাষা ব্যবহার করা হয় ই-মেইল লেখার ক্ষেত্রে তার উপরে আলোচনা করব। ই-মেইল কে সাধারনত ২ ভাগে ভাগ করা হয়ে থাকে। এই শ্রেণীবিভাগ করা হয় যে ব্যক্তি ই-মেইল পাঠাচ্ছে এবং যে ব্যক্তিকে ই-মেইল পাঠানো হচ্ছে তাদের ভেতর সম্পর্ক কেমন তার উপর নির্ভর করে। তাহলে আমরা বলতে পারি ই-মেইল প্রধানত ২ প্রকারঃ Formal Email Writing and Informal Email Writing

What is Formal Email?

Formal Email is an email which is composed for official purpose or an unknown person or an authority.

Formal Email হল এমন একটি ইমেইল যা লেখা হয় কোন প্রতিষ্ঠানের বা অপরিচিত ব্যক্তির উদ্দেশে।

Formal Email Writing Guidelines

In this case we are to send email various people. Sometimes, we know them or they are unknown to us. Now see the differences of expressions in these two cases:

এই ক্ষেত্রে আমাদেরকে ই-মেইল পাঠাতে হয় বিভিন্ন ধরনের মানুষকে যাদের কেও কেও আমাদের পরিচিত বা কেও অপরিচিত। এখন লক্ষ্য করো এই দুই ক্ষেত্রে ভাষাগত পার্থক্য কেমন হয়ঃ

Writing Email to Someone Unknown

এমন কাওকে লেখা হয় যার নাম অজানাঃ

Salutation: Dear Sir or Dear Madam
(সম্বোধন করার ক্ষেত্রে আমরা Dear Sir বা Dear Madam ব্যবহার করব)

Closing: Yours faithfully (UK) /Sincerely (US)
(semi-formal: Thanks/Best regards)
(বিদায় জানানোর জন্য আমরা Yours faithfully বা Sincerely শব্দগুলো ব্যবহার করব)

Writing Email to Someone Known:

এমন কাওকে লেখা হয় যার নাম জানাঃ

Salutation: Dear Mr Rahman/ Dear Ms Smith (use for a married / unmarried woman) / Dear Robin
(সম্বোধন করার ক্ষেত্রে আমরা Dear Mr Rahman বা Dear Ms Smith ব্যবহার করব)

Closing: Regards/Yours sincerely (UK)/Sincerely (US)
(বিদায় জানানোর জন্য আমরা Regards বা Yours sincerely শব্দগুলো ব্যবহার করব)

Note-01: In case of writing formal email, there are certain words or phrases which should be used.
Formal Email লেখার ক্ষেত্রে কিছু নির্দিষ্ট শব্দ আছে যা আমাদের ব্যবহার করা উচিৎ। যেমনঃ

See those expressions here:

Thank you/I would like to apologize for …
I would appreciate it if you …
Would you happen to know … ?
Unfortunately, I will not be able to …
I would rather not……

Note-02: When we write formal emails, we do not use contractions such as: I’m, don’t, doesn’t, can’t, won’t, didn’t, you’ll, etc.
যখন formal emails লেখা হয় তখন বাক্যের মাঝে সংক্ষিপ্ত (contractions forms- I’m, don’t, doesn’t, can’t, won’t, didn’t, you’ll, etc) ব্যবহার করা যাবেনা।

Example:

Formal: I am writing to ask for some information. (Do not write “I’m”)
Formal: I do not want to tell you about that. (Do not write “don’t”)

What is Informal Email?

Informal Email is an email which is composed for friends or a friendly familiar person.
Informal Email হল এমন একটি ইমেইল যা লেখা হয় কোন বন্ধুর বা পরিচিত ব্যক্তির কাছে

Informal Email Writing Guidelines

Salutation: Hi Soham / Hello Orin / Hi (Use Hi or Hello without the person’s name.)/ Hello / Soham

(Start the email with the person’s first name.)
(সম্বোধন করার ক্ষেত্রে আমরা Hi বা Hello ব্যবহার করব)

S (In very informal situations, you can write the first letter of the person’s name. This is for someone called Soham)
You can also start an informal email with no opening at all.

Closing: Best wishes / All the best / Thanks / All the best / Take care / Have a nice day / Soham (You can close an email with just your first name)

(বিদায় জানানোর জন্য আমরা Best wishes, All the best বা Thanks শব্দগুলো ব্যবহার করব)
যদি এমন হয় যে যার কাছে ই-মেইল পাঠানো হবে সে খুব কাছের মানুষ বা অন্তরঙ্গ বন্ধু তবে Salutation এবং Closing উভয় ক্ষেত্রে আমরা শুধুমাত্র নামের প্রথম অক্ষর ব্যবহার করতে পারি, সম্পূর্ণ নাম না লিখে। (যেমনঃ ‘S’-Soham)

Note-01: In case of writing informal email, there are certain words or phrases which should be used.
Informal Email লেখার ক্ষেত্রে কিছু নির্দিষ্ট শব্দ আছে যা আমাদের ব্যবহার করা উচিৎ। যেমনঃ

See those expressions here:
Thanks
Sorry for …
Can you … ?
Do you know … ?
I can’t …
I don’t want to …

Basic Rules of Email Writing

ই-মেইল লেখার কিছু মৌলিক নিয়মঃ

There are some certain rules which should be followed during writing an email whether it is formal or informal.
ই-মেইল লেখার ক্ষেত্রে কিছু নিয়ম-কানুন রয়েছে যা মেনে চলা উচিৎ তা formal হোক অথবা informal হোক। নিম্নে সেই নিয়মগুলো দেওয়া হলঃ

Here are those given below:

Rule: 1 – Use a short and accurate subject header in email. Try to avoid extra words in case of writing the subject of the email.
সংক্ষিপ্ত এবং সঠিক শিরোনাম ব্যবহার করতে হবে Subject এর স্থানে।অতিরিক্ত কিছু উল্লেখ করা যাবেনা। যেমনঃ

Examples:

Requesting for some books
Inviting on birthday party
Informing the recent problem
Describing the function
Congratulating for exam result
Suggesting some steps…….

Rule: 2 – Use a proper salutation. Addressing the recipient by name is preferred. Use the person’s title (Mr. Mrs. Ms. or Dr.) with their last name, followed by a comma or a colon.
একটি সঠিক সম্বোধন ব্যবহার করতে হবে শুরুতে।প্রথমে ব্যক্তির খেতাব এবং তারপর ব্যক্তির পুরো নামের শেষ অংশ ব্যবহার করতে হবে।

যেমনঃ Mr./Dr. Hauqe.

Rule: 3 – Introduce yourself in the first paragraph (if necessary). Also include why you’re writing, and how you found that person’s e-mail address, or the opportunity you’re writing about.
(নিজেকে পরিচিত করতে হবে প্রথম অনুচ্ছেদে।এক্ষেত্রে লেখা যেতে পারেঃ)

Example:
My name is Sarowar Parvej.
I’m contacting you to apply for the administrative assistant position listed on Job.com

Or,

My name is Sarowar Parvej. I am writing about the essay competition I received on December 21, 2020. I obtained your e-mail address form the ‘Write Your Essay’ website.

Rule: 4 – Write the actual message. The email should be no more than 5 paragraphs long and each paragraph should be no more than 5 sentences long.

সঠিক ও প্রয়োজনীয় তথ্য লিখতে হবে ইমেইল এ যাতে পাঠক মূল বিষয় সহজে বুঝতে পারে। যদি বিষয়বস্তু একাধিক হয় তবে তা ভিন্ন ভিন্ন অনুচ্ছেদে (Paragraph) লিখতে হবে। খেয়াল রাখতে হবে ইমেইল যেন ৫ টি অনুচ্ছেদে (Paragraph) এর বেশি না হয় এবং প্রতিটি অনুচ্ছেদে (Paragraph) ৫ লাইন এর বেশি হওয়া যাবেনা।

Rule: 5 – Sign with your full name such as: Mr.Rahman Ali.
স্বাক্ষরের স্থানে নিজের পুরো নাম লিখতে হবে।যেমনঃ Mr.Rahman Ali.

Rule: 6 – Use capitals words appropriately. Never write a whole sentence in capitals. Always capitalize “I” and the first letter of proper nouns (names). Capitalize acronyms such as: (USA, BBC, RSPCA).Always start sentences with a capital letter.

ইমেইল এর মধ্যে বিরাম চিহ্নের সঠিক ব্যবহার করতে হবে। কখনো সব অক্ষর বড় হাতের লেখা যাবেনা এবং যে কোন পারিভাষিক শব্দের ক্ষেত্রে বড় হাতের অক্ষর ব্যবহার করতে হবে।যেমনঃ (He has informed me the matter./USA/BBC

Conclusion on Writing an Email

আর বেশী কিছু নেই ই-মেইল লেখার মধ্যে। যদি তুমি এই সকল নিয়মগুলো অনুসরন করে একটি ই-মেইল লেখ তবে অবশ্যয় তুমি সেক্ষেত্রে সফলতা পাবে। আশা করছি এই Email Writing অধ্যায়টি তোমাদেরকে পুরোপুরি সাহায্য করবে সফল ভাবে ই-মেইল লেখার জন্য। আর যদি এরপরও কিছু জানার থাকে এর উপরে তবে অবশ্যয় মন্তব্য শাখায় জানাতে ভুলবেনা। ধন্যবাদ!

Check out other and similar writing lessons if you need formats of other compositions. There is nothing more in case of email writing. If you follow these rules properly in case of writing an email, you will compose a standard email in your daily communication. I hope that this lesson The format and rules of email writing discussed on this post will help you a lot to compose an email successfully.