Learn the email writing format and rules for formal and informal emails, with the parts of an email, useful expressions, common mistakes, and two full sample emails. Bengali explanations included.
Think about how many emails you will send in your life: to a teacher, a company, an admission office, a future boss, a friend. Email is the one piece of writing almost everyone uses, and yet a badly written email can cost you a job, a mark, or a good impression. The good news is that email follows a simple, fixed format. Learn it once, and you can write a clean, professional email for any situation.
একবার ভেবে দেখো, সারা জীবনে তুমি কত ই-মেইল পাঠাবে: একজন শিক্ষককে, একটি প্রতিষ্ঠানকে, ভর্তি অফিসে, ভবিষ্যতের একজন বসকে, একজন বন্ধুকে। ই-মেইল এমন একটি লেখা যা প্রায় সবাই ব্যবহার করে, অথচ একটি খারাপভাবে লেখা ই-মেইল তোমার একটি চাকরি, একটি নম্বর বা একটি ভালো ধারণা নষ্ট করে দিতে পারে। ভালো খবর হলো, ই-মেইল একটি সহজ ও নির্দিষ্ট format মেনে চলে। একবার শিখে নিলে যেকোনো পরিস্থিতির জন্য তুমি একটি পরিষ্কার, পেশাদার ই-মেইল লিখতে পারবে।
This lesson: ‘Email Writing Format’ covers both formal and informal email writing: the parts of an email, the rules, the useful expressions, the common mistakes, and two full sample emails you can follow. It is useful for J.S.C, S.S.C, and H.S.C exams, and just as useful for real life. So let us start.
এই Email Writing Format পাঠে formal এবং informal দুই ধরনের ই-মেইল লেখা নিয়েই আলোচনা করা হয়েছে: ই-মেইল এর অংশ, নিয়ম, দরকারি expression, সাধারণ ভুল, আর দুটি সম্পূর্ণ নমুনা ই-মেইল যা তুমি অনুসরণ করতে পারো। এটি J.S.C, S.S.C, H.S.C পরীক্ষার জন্য যেমন দরকারি, বাস্তব জীবনেও তেমনই কাজে লাগবে। তাহলে চলো, শুরু করা যাক।
What is Email Writing?
Email (electronic mail) is a way of sending a written message from one person to another over the internet, in just a few seconds (ইন্টারনেটে দ্রুত বার্তা পাঠানোর মাধ্যম)। Email writing means composing that message using the correct format, greeting, and language for the situation.
Email (electronic mail) হলো ইন্টারনেটের মাধ্যমে মাত্র কয়েক সেকেন্ডে একজনের কাছ থেকে আরেকজনের কাছে লিখিত বার্তা পাঠানোর একটি মাধ্যম। Email writing মানে হলো সেই বার্তাটি পরিস্থিতি অনুযায়ী সঠিক format, সম্বোধন ও ভাষা ব্যবহার করে লেখা।
The Parts of an Email
Before you write, you must know the parts of an email screen. Here they are, from top to bottom.
লেখার আগে ই-মেইল স্ক্রিনের অংশগুলো জানা দরকার। উপর থেকে নিচ পর্যন্ত অংশগুলো নিচে দেওয়া হলো।
| Part | What it is (কী) |
|---|---|
| To | The main recipient’s email address (যাকে পাঠানো হচ্ছে) |
| Cc | Carbon copy: others who should also see the email (অন্যরাও দেখবে) |
| Bcc | Blind carbon copy: hidden recipients others cannot see (গোপন প্রাপক) |
| Subject | A short title telling the reader what the email is about (সংক্ষিপ্ত শিরোনাম) |
| Greeting | The opening salutation, like “Dear Sir” or “Hi Rahim” (সম্বোধন) |
| Body | The main message, written in short paragraphs (মূল বক্তব্য) |
| Closing | The polite ending, like “Yours faithfully” or “Take care” (বিদায়) |
| Signature | Your full name at the end (তোমার নাম) |
A quick note on Cc and Bcc. Everyone can see the addresses in the ‘To’ and ‘Cc’ fields, but no one can see the addresses in the ‘Bcc’ field. Use Bcc when you email many people who should not see each other’s addresses.
Cc আর Bcc নিয়ে একটি ছোট কথা: ‘To’ আর ‘Cc’ এর ঠিকানা সবাই দেখতে পায়, কিন্তু ‘Bcc’ এর ঠিকানা কেউ দেখতে পায় না। অনেককে একসাথে ই-মেইল পাঠানোর সময়, যখন তুমি চাও না তারা একে অপরের ঠিকানা দেখুক, তখন Bcc ব্যবহার করো।
Two Types of Email
Emails are of two types, based on your relationship with the reader (পাঠকের সাথে সম্পর্কের উপর নির্ভর করে দুই প্রকার):
- Formal email: written to an office, an authority, or a person you do not know.
- Informal email: written to a friend or a person you know closely.
Email দুই প্রকার, যা নির্ভর করে তুমি যাকে লিখছ তার সাথে তোমার সম্পর্কের উপর। কোনো প্রতিষ্ঠান, কর্তৃপক্ষ বা অপরিচিত ব্যক্তিকে লেখা হয় formal email, আর বন্ধু বা ঘনিষ্ঠ পরিচিত কাউকে লেখা হয় informal email।
Formal Email Writing
A formal email is written for an official purpose, or to an authority or an unknown person (প্রাতিষ্ঠানিক বা অপরিচিত ব্যক্তির উদ্দেশে)। Its language is polite, complete, and free of slang.
Formal email লেখা হয় কোনো প্রতিষ্ঠানের কাজে, অথবা কোনো কর্তৃপক্ষ বা অপরিচিত ব্যক্তির উদ্দেশে। এর ভাষা হয় ভদ্র, পূর্ণাঙ্গ এবং slang মুক্ত।
Salutation and closing. The greeting and ending change depending on whether you know the reader’s name.
সম্বোধন ও বিদায় নির্ভর করে তুমি পাঠকের নাম জানো কিনা তার উপর।
| Situation | Salutation | Closing |
|---|---|---|
| Name unknown (নাম অজানা) | Dear Sir, / Dear Madam, | Yours faithfully, |
| Name known (নাম জানা) | Dear Mr Rahman, / Dear Ms Akter, | Yours sincerely, |
Useful formal expressions. Keep these ready for exams and real emails.
পরীক্ষা ও বাস্তব ই-মেইল এর জন্য এই formal expression গুলো হাতের কাছে রাখো।
- I am writing to inquire about the admission test.
- I would be grateful if you could send me the details.
- Please find the required document attached.
- I look forward to hearing from you.
- Thank you for your time and consideration.
Important rule: no contractions in formal emails (formal email এ সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করা যাবে না)। Write the full forms instead.
- Write “I am writing to you”, not “I’m writing to you”.
- Write “I do not have the file”, not “I don’t have the file”.
- Write “We will inform you soon”, not “We’ll inform you soon”.
Informal Email Writing
An informal email is written to a friend or a close, familiar person (বন্ধু বা ঘনিষ্ঠ ব্যক্তিকে)। Its language is relaxed and friendly, and contractions are perfectly fine.
Informal email লেখা হয় কোনো বন্ধু বা ঘনিষ্ঠ পরিচিত ব্যক্তিকে। এর ভাষা হয় সহজ ও বন্ধুত্বপূর্ণ, আর এখানে contraction ব্যবহার করা একদম ঠিক আছে।
Salutation and closing. These are warm and simple.
- Salutation: Hi Rahim, / Hello Orin, / Dear Sohel,
- Closing: Take care, / Best wishes, / See you soon, / Thanks,
সম্বোধন ও বিদায় এখানে হয় আন্তরিক ও সহজ। খুব কাছের বন্ধু হলে শুধু নাম দিয়েও শুরু বা শেষ করা যায়।
Useful informal expressions.
- Thanks a lot for your last email.
- Sorry I could not reply sooner.
- Can you send me the notes?
- Let me know what you think.
- Hope to see you soon.
Basic Rules of Email Writing
These rules apply to both formal and informal emails.
এই নিয়মগুলো formal ও informal দুই ধরনের ই-মেইল এর জন্যই প্রযোজ্য।
Rule 1: Write a short, clear subject line. It should tell the reader, at a glance, what the email is about.
সংক্ষিপ্ত ও স্পষ্ট একটি subject লেখো, যা পাঠককে এক নজরেই বুঝিয়ে দেয় ই-মেইলটি কী নিয়ে।
- Application for two days’ leave
- Inquiry about the BBA admission test
- Complaint about the irregular water supply
- Invitation to my sister’s wedding
Rule 2: Use a proper salutation that matches the reader. Use a title with the last name, like “Dear Dr Haque,”.
পাঠক অনুযায়ী একটি সঠিক সম্বোধন ব্যবহার করো। ব্যক্তির খেতাব ও নামের শেষ অংশ দিয়ে লেখো, যেমন “Dear Dr Haque,”।
Rule 3: Introduce yourself in the first line if the reader does not know you.
পাঠক যদি তোমাকে না চেনে, তাহলে প্রথম লাইনেই নিজের পরিচয় দাও।
- I am Sarowar Parvej, an HSC candidate from City College.
Rule 4: Keep the message short. An email should be no more than five paragraphs, and each paragraph no more than five sentences.
ই-মেইলটি ছোট রাখো। এটি ৫টির বেশি paragraph হওয়া উচিত নয়, আর প্রতিটি paragraph ৫ বাক্যের বেশি নয়।
Rule 5: End with your full name in the signature.
স্বাক্ষরের জায়গায় তোমার পুরো নাম লেখো।
Rule 6: Use capital letters correctly. Never type a whole word or sentence in capitals, but always capitalise “I”, proper nouns, and the first letter of every sentence.
বড় হাতের অক্ষর সঠিকভাবে ব্যবহার করো। কখনো পুরো শব্দ বা বাক্য বড় হাতের অক্ষরে লিখো না, তবে “I”, proper noun আর প্রতিটি বাক্যের প্রথম অক্ষর সবসময় বড় হাতের হবে।
Sample 1: A Formal Email
Here is a complete formal email you can use as a model. Notice the clear subject, the polite tone, and the full forms with no contractions.
নিচে একটি সম্পূর্ণ formal email দেওয়া হলো যা তুমি মডেল হিসেবে ব্যবহার করতে পারো। খেয়াল করো subject স্পষ্ট, ভাষা ভদ্র, আর কোনো contraction নেই।
To: admission@greenuniversity.edu.bd
Subject: Inquiry about the BBA admission test
Dear Sir,
I am Rifat Hossain, an HSC candidate from Rajshahi College. I am writing to ask for information about the BBA admission test at your university.
Could you please tell me the last date of application, the date of the test, and the required documents? I would also like to know whether the application form can be submitted online.
I would be grateful for your help. Thank you for your time and consideration.
Yours faithfully, Rifat Hossain
Sample 2: An Informal Email
Now here is a complete informal email to a friend. Notice the friendly greeting, the relaxed tone, and the contractions (I’m, won’t, can’t).
এবার একজন বন্ধুকে লেখা একটি সম্পূর্ণ informal email দেখো। খেয়াল করো সম্বোধন বন্ধুত্বপূর্ণ, ভাষা সহজ, আর এখানে contraction ব্যবহার করা হয়েছে (I’m, won’t, can’t)।
To: shuvo123@gmail.com
Subject: My birthday party this Friday
Hi Shuvo,
Guess what? I’m having a small birthday party at my house this Friday evening, and it won’t be the same without you.
We’ll have dinner, some music, and maybe a little cricket in the yard. Come around 7 pm, and bring nothing but yourself. If you can give my other friends a ride, that would be great too.
Let me know if you can make it. I can’t wait to see you!
Take care, Arif
Common Mistakes to Avoid
Learn from the mistakes that cost people marks and good impressions.
- Leaving the subject line empty, or writing a vague one like “Hello”.
- Using contractions (I’m, don’t) in a formal email.
- Writing a whole line in capital letters, which looks like shouting.
- Forgetting the greeting or the signature.
- Writing one long block of text instead of short paragraphs.
- Using slang or emojis in a formal email.
যেসব ভুল মানুষের নম্বর ও ভালো ধারণা নষ্ট করে, সেগুলো থেকে শেখো।
- Subject line ফাঁকা রাখা, অথবা “Hello” এর মতো অস্পষ্ট কিছু লেখা।
- Formal email এ contraction (I’m, don’t) ব্যবহার করা।
- পুরো লাইন বড় হাতের অক্ষরে লেখা, যা চিৎকার করার মতো মনে হয়।
- সম্বোধন বা স্বাক্ষর দিতে ভুলে যাওয়া।
- ছোট ছোট paragraph এর বদলে সব কথা একটি বড় অনুচ্ছেদে লেখা।
- Formal email এ slang বা emoji ব্যবহার করা।
A Tip for the Exam
In the exam, read the question first and decide one thing: is this a formal email or an informal one? That single decision controls your salutation, your closing, your tone, and whether you may use contractions. Get that right, keep your subject line short, and write in clear short paragraphs. Do that, and full marks in email writing are well within your reach.
পরীক্ষায় আগে প্রশ্নটি পড়ো এবং একটি বিষয় ঠিক করো: এটি কি formal email নাকি informal? এই একটি সিদ্ধান্তই ঠিক করে দেয় তোমার সম্বোধন, বিদায়, ভাষার ধরন, আর তুমি contraction ব্যবহার করতে পারবে কিনা। সেটি ঠিক রাখো, subject line ছোট রাখো, আর ছোট ছোট পরিষ্কার paragraph এ লেখো। এটুকু পারলে email writing এ পূর্ণ নম্বর তোমার নাগালেই।
Related Lessons
- Job Application Cover Letter: Sample & Writing Rules
- Professional CV Format: How to Write a CV/Resume
- Notice Writing: Format, Rules & Sample Notices for Exams
- Summary Writing: How to Write a Summary of a Passage (SSC & HSC)
- The Shortcut Method of Letter Writing for Board Exams
- Dialogue Writing: The Shortcut Method for Board Exams
- University Admission English Syllabus & Suggestion Guide
- The Ways of Sentence Making & Free-Hand Writing
- Job Application Cover Letter Format & Sample
- Describing Graphs and Charts: Format, Rules & Sample Answers for SSC & HSC
- Completing Story: Rules & Sample Stories for SSC and HSC
Frequently Asked Questions
What is email writing?
Email writing is composing a message sent over the internet, using the correct format, greeting, and language for the situation, whether formal or informal.
What are the two types of email?
Formal and informal. A formal email goes to an office, authority, or unknown person; an informal email goes to a friend or someone you know closely.
Can I use contractions in a formal email?
No. In a formal email, write full forms such as “I am” and “do not”, not “I’m” and “don’t”. Contractions are fine only in informal emails.
What should the subject line contain?
A short, clear phrase telling the reader the topic at a glance, such as “Application for two days’ leave” or “Inquiry about the admission test”.
How long should an email be?
Keep it short: no more than five paragraphs, and each paragraph no more than five sentences. Say what you need clearly and stop.